Trợ lý là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm gần đây. Công việc của trợ lý tương đối phức tạp với nhiều đầu việc khác nhau. Bài viết này, ReviewEdu sẽ chia sẻ đến bạn khái niệm về công việc này là gì. Mức thu nhập mà nó đem lại là bao nhiêu, cũng như những thông tin liên quan khác.
Trợ lý là gì?
Trợ lý là những người làm công việc hỗ trợ chủ tịch, giám đốc, trưởng phòng. Họ giúp xử lý những công việc như: báo cáo, xếp lịch, lên lịch họp, đối nội đối ngoại,…Họ là người sẽ làm việc trực tiếp với Ban giám đốc cũng như trưởng bộ phận các phòng ban. Hỗ trợ cấp trên giải quyết những công việc ở nhiều mảng khác nhau. Có thể khẳng định trợ lý là cánh tay đắc lực với Ban lãnh đạo.
Công việc của Trợ lý trong công ty gồm những gì?
Tùy thuộc vào tính chất của từng doanh nghiệp mà công việc của trợ lý cũng sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, các công việc chủ yếu cần đảm nhận có thể kể đến như:
- Lưu trữ hồ sơ, tìm kiếm và chuẩn bị các loại giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các buổi họp hoặc sự kiện theo yêu cầu của cấp trên.
- Lên lịch và sắp xếp các cuộc họp định kỳ hoặc phát sinh cho công ty, chuẩn bị phòng họp trước khi hội nghị bắt đầu.
- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của hầu hết nhân viên trong doanh nghiệp, từ nhiều phòng ban khác nhau.
- Phối hợp với các nhân viên tại những phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời đảm nhiệm một số công việc hành chính trong trường hợp cần thiết.
- Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ định kỳ hoặc khi có phát sinh.
- Thay mặt cấp trên giải đáp thắc mắc cho các phòng ban trong doanh nghiệp.
- Quản lý văn phòng phẩm và thiết bị trong công ty, mua mới khi cần thiết.
- Sắp xếp lịch trình di chuyển, công tác cho ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty.
- Phân phát tài liệu, thông báo và chỉ dẫn từ ban lãnh đạo cho nhân viên.
Những yêu cầu cần thiết đối với Trợ lý là gì?
Để trở thành một trợ lý giỏi, bạn có tò mò là mình cần có những tố chất cũng như kỹ năng như thế nào hay không? Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng bạn cần có.
Kỹ năng giao tiếp
Đây là vị trí đòi hỏi khả năng giao tiếp tốt, đàm phán, thuyết phục và nắm bắt tâm lý đối phương. Kỹ năng này sẽ giúp bạn thu hút và gây được thiện cảm với đối tác, nhằm phục vụ cho việc gặp gỡ hay tiếp khách hàng thay lãnh đạo.
Kỹ năng giao tiếp cũng thường đi đôi với việc am hiểu ngoại ngữ, văn hoá của các vùng miền và quốc gia khác nhau để có thể dễ bắt chuyện cũng như tạo được thiện cảm.
Kỹ năng vi tính
Với đặc thù công việc liên quan đến tài liệu, trợ lý phải là người thành thạo kỹ năng máy tính. Hiểu biết về các thiết bị công nghệ mới sẽ góp phần giúp công việc tốt hơn, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, năng suất.
Kỹ năng lập kế hoạch
Công việc của trợ lý thường phải sắp xếp lịch trình, di chuyển cho lãnh đạo và một số thành viên của công ty trong các chuyến công tác. Vì vậy, nắm vững kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức rất quan trọng.
Điều này sẽ giúp hoàn thành những nhiệm vụ được giao phó một cách chuyên nghiệp hơn.
Kỹ năng ra quyết định
Đôi lúc bạn cần phải thay lãnh đạo giải quyết một số vấn đề phát sinh hoặc khắc phục hậu quả kịp thời. Do đó, kỹ năng ra quyết định là một trong những điều cần phải rèn luyện.
Ngoài ra, một người trợ lý cần phải biết nắm bắt, học hỏi từ lãnh đạo. Từ đó, bạn mới có thể nhanh chóng phát triển toàn diện và thăng tiến trong công việc.
Hiểu rõ về lĩnh vực kinh doanh
Điều quan trọng nhất là hiểu rõ lĩnh vực kinh doanh và tình hình của công ty. Đối với lãnh đạo, đây được xem là “cánh tay” đắc lực.
Vì thế, họ cần am hiểu rõ về công ty, tình hình thị trường cũng như đối thủ cạnh tranh, đưa ra những ý kiến có tính đóng góp hoặc giải quyết kịp thời.
Bất kỳ quyết định sai lầm nào do trợ lý không hiểu rõ về tình hình công ty và thị trường cũng có thể gây nên những tổn thất lớn về mặt doanh số cũng như danh tiếng.
Những vị trí Trợ lý phổ biến hiện nay là gì?
Như đã đề cập ở trên, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà nhiệm vụ và chức danh của trợ lý cũng sẽ có sự khác biệt. Tiêu biểu có thể kể đến một số vị trí phổ biến dưới đây.
Trợ lý hành chính
Vị trí trợ lý hành chính là người sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm các công việc liên quan đến hành chính. Những công việc chính cụ thể gồm:
- Soạn thảo các văn bản hội họp, văn bản chỉ dẫn của lãnh đạo.
- Soạn thảo và gửi email từ doanh nghiệp đến khách hàng.
- Gặp gỡ và tiếp đón đối tác của doanh nghiệp.
- Tiếp nhận điện thoại từ khách hàng.
- Sắp xếp lịch họp.
Trợ lý kinh doanh
Vị trí trợ lý kinh doanh còn được mọi người biết đến với các tên gọi như Sale Admin hay Sale Assistant, đây cũng là chức danh phổ biến tại khá nhiều doanh nghiệp. Một người trợ lý kinh doanh sẽ đảm nhận một số công việc chính như:
- Phối hợp với các phòng ban trong công ty để thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ giải quyết các đơn hàng từ khách hàng và đối tác.
- Quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng.
- Phối hợp, đốc thúc bộ phận kinh doanh giải quyết các vấn đề tồn đọng.
Trợ lý giám đốc
Trợ lý giám đốc cũng là vị trí tương đối phổ biến. Cụ thể, trợ lý giám đốc sẽ đảm nhận các công việc chính gồm:
- Theo dõi các hoạt động của nhân viên từ các phòng ban.
- Hỗ trợ phòng ban nhân sự trong khâu tuyển dụng.
- Sắp xếp và quản lý lịch trình, lịch hẹn cho ban lãnh đạo.
- Tham gia vào quá trình sàng lọc các ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp.
Trợ lý sản xuất
Trợ lý sản xuất là người sẽ tham gia và giám sát quá trình sản xuất của công ty. Cụ thể:
- Giám sát quy trình sản xuất.
- Đảm bảo hệ thống sản xuất hoạt động trơn tru.
- Phối hợp với các bộ phận khác để xử lý các vấn đề kỹ thuật.
- Báo cáo với lãnh đạo để đưa ra phương án xử lý trong những trường hợp cần thiết.
Trợ lý dự án
Những người trợ lý dự án sẽ làm việc theo chỉ đạo và dưới sự giám sát của quản lý dự án. Cụ thể các công việc như:
- Tham gia thực hiện dự án.
- Phối hợp, hỗ trợ, giám sát các phòng ban liên quan khi thực hiện dự án.
- Sắp xếp lịch trình, đảm bảo dự án tiến hành theo đúng kế hoạch đã đặt ra.
- Làm việc với những chuyên gia để xử lý các vấn đề về chất lượng dự án.
- Phụ trách một số công việc văn phòng như: gửi email cho khách hàng, soạn báo cáo, sắp xếp lịch họp,…
Mức lương của vị trí Trợ lý là bao nhiêu?
Mức thu nhập của vị trí trợ lý là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu. Thu nhập của trợ lý sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: vị trí đảm nhận, quy mô doanh nghiệp, khối lượng công việc thực hiện, thâm niên, kinh nghiệm và kỹ năng,… Mức lương này được nhận định là tương đối hấp dẫn so với một số ngành nghề khác. Cụ thể thì mức lương của trợ lý thường dao động ở mức 10 đến 15 triệu đồng. Với những người có nhiều kinh nghiệm hoặc đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn thì mức lương có thể lên đến 20 triệu đồng.
Kết luận
Trợ lý không phải là nghề đơn giản, khối lượng công việc cần xử lý không hề nhỏ. Đây cũng là công việc chịu thách thức nhưng cơ hội thăng tiến cùng mức thu nhập cực tốt. Hy vọng những chia sẻ về vị trí Trợ lý ReviewEdu đã giúp bạn có thêm nhiều thông tin bổ ích.
