Thư ký là một công việc khá quen thuộc, nhưng chưa hẳn ai cũng viết rõ về nó. Vậy công việc cụ thể của một thư ký là gì? Hãy cùng Reviewedu tìm hiểu những thông tin cần thiết về nghề này nhé!.
Thư ký là gì?
Hiểu một cách đơn giản, thư ký là người thực hiện các công việc “hậu trường” cho văn phòng. Tức là sẽ không hỗ trợ một cách trực tiếp, mà là đứng sau hỗ trợ công việc cho mọi người khi cần. Như hỗ trợ liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Ngoài ra, còn làm công việc liên quan đến giấy tờ, soạn thảo văn bản, tổ chức các buổi họp, lên lịch trình, lên kế hoạch cho cấp trên (giám đốc),…
Thư ký làm những công việc gì?
Là một thư ký, những công việc bạn sẽ phải thực hiện sẽ gồm:
Sắp xếp và quản lý
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
- Tổ chức các cuộc họp; đồng thời cũng ghi chép và tổng hợp nội dung cuộc họp.
- Tạo ra các cuộc hội ý, thảo luận để các bộ phận liên quan có cơ hội báo cáo trực tiếp và ghi lại ý kiến vào biên bản.
- Ghi lại ý kiến của các cấp quản lý, lãnh đạo và chuyển thông tin ấy xuống những đơn vị/ cá nhân có liên quan.
Tiếp nhận, xử lý thông tin
- Tổng hợp và phân loại các văn bản một cách nhanh chóng từ các phòng ban.
- Giúp các cấp lãnh đạo giải quyết các văn bản không quan trọng.
- Đảm bảo các loại văn bản, giấy tờ đến đúng nơi một cách chính xác và được bảo mật
- Thu thập thông tin và số liệu.
- Tra cứu, tìm tài liệu tham khảo khi cần.
- Biên – phiên dịch tài liệu khi có nhu cầu.
Đón tiếp khách hàng
Thư ký còn phải đảm nhiệm công việc đón tiếp khách hàng:
- Đón, tiếp khách hàng và giải quyết những việc trong khả năng và sự hiểu biết của mình.
- Sắp xếp chỗ ngồi cho khách chờ.
- Chuẩn bị phương tiện di chuyển cho khách hàng.
- Chuẩn bị chu đáo thức ăn nhẹ, nước uống cho khách hàng trước khi bước vào cuộc gặp mặt.
- Ghi chép thông tin, nội dung cuộc gặp
Sắp xếp chuyến đi công tác cho cấp trên
Thư ký sẽ giúp các nhân sự trong doanh nghiệp sắp xếp chuyến đi công tác một cách suôn sẻ nhất:
- Chuẩn bị các thông tin cần thiết cho chuyến đi: mục đích chuyến đi, nơi đi – nơi đến, thời gian, điểm dừng chân, phương tiện đi,…
- Lên chương trình gặp mặt: ngày, giờ, đối tượng gặp, nơi gặp, cần mang theo những hồ sơ, tài liệu nào,…
- Đặt vé phương tiện di chuyển cho các cấp quản lý.
- Đặt khách sạn: vị trí, loại phòng, giá cả, phương thức thanh toán,…
- Tạm ứng và quyết toán chi phí.
Yêu cầu đối với thư ký giám đốc
- Sắp xếp và quản lý lịch trình công việc của giám đốc.
- Xử lý công việc liên quan đến tài liệu, giấy tờ, hồ sơ,…
- Là người truyền thông tin giữa ban giám đốc và các bên liên đới.
- Hỗ trợ ban giám đốc trong việc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
Mức lương của Thư ký là bao nhiêu?
Hiện nay, có nhiều loại thư ký nên mức lương cho từng loại cũng sẽ khác nhau.
Mức lương thư ký tổng giám đốc trung bình sẽ là 13.6 triệu đồng/tháng; dưới 1 năm kinh nghiệm trung bình là 10.9 triệu đồng/tháng; 1 – 4 năm kinh nghiệm trung bình là 13.2 triệu đồng/tháng. Và với vị trí thư ký tổng giám đốc yêu cầu từ 5 – 9 năm kinh nghiệm thì mức lương trung bình tương ứng là 17.9 triệu đồng/tháng.
Mức lương của công việc thư ký văn phòng là 7 triệu đồng, phổ biến dao động trong khoảng từ 6 đến 9 triệu đồng. Tùy thuộc vào công ty, năng lực cũng như kinh nghiệm của bạn.
Thư ký có dễ xin việc không? Cơ hội việc làm của Thư ký như thế nào?
Các cơ hội việc làm thư ký đa dạng về lĩnh vực, bao gồm:
- Thư ký cho các doanh nghiệp, tập đoàn
- Thư ký cho các cơ quan nhà nước
- Thư ký cho các tổ chức phi chính phủ
- Thư ký cho các trường học, bệnh viện
- Thư ký cho các cá nhân
Những kỹ năng cần có của một thư ký?
Ngành nào cũng có những kĩ năng riêng và thư ký cũng thế. Sau đây là 1 số kĩ năng nghề thư ký cần
Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống
Trong một số trường hợp, thư ký sẽ thay sếp giải quyết các công việc. Và thư ký lúc này cần xác định đâu là mấu chốt để có những quyết định phù hợp. Một thư ký giỏi phải có khả năng hỗ trợ sếp tối đa trong công việc.
Kỹ năng giao tiếp
Thư ký là người luôn phải gặp gỡ khách hàng để trao đổi và ký kết với đối tác. Vì vậy, cần có khả năng giao tiếp tốt, khả năng đàm phán, ứng xử linh hoạt và khéo léo. Trở thành một thư ký giỏi, bạn cũng cần biết cách cư xử lịch sự, hòa đồng với mọi người xung quanh.
Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc
Là người kết nối giữa các công việc, phòng ban với nhau. Thư ký phải có kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc thật tốt. Cần biết lên kế hoạch, lịch trình, điều hành doanh nghiệp và tổ chức các công việc cá nhân. Đồng thời, quản lý thời gian, lên lịch trình công việc và phân bổ thời gian hợp lý.
Kỹ năng tin học văn phòng
Không cần master về tin học, nhưng để thành một thư ký giỏi. Bạn cũng cần biết sử dụng Word, Excel, Powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ,… Nên trang bị cho mình kiến thức cơ bản trong việc sử dụng máy tính để hoàn thành công việc thật tốt cũng như không bị sếp và đồng nghiệp đánh giá không tốt.
Khả năng ngoại ngữ tốt
Là người luôn gặp gỡ khách hàng và đối tác, đặc biệt là khách/ đối tác nước ngoài. Do đó thư ký văn phòng yêu cầu bạn phải có khả năng ngoại ngữ tốt để có thể truyền đạt thông tin chính xác, mạch lạc và rõ ràng, tránh sai lệch thông tin
Kết luận
Trên đây là những thông tin hữu ích mà Reviewedu muốn gửi đến bạn về nghề Thư ký là gì cùng những thông tin xung quanh nghề này. Hy vọng bạn sẽ có những cái nhìn tổng quan về nghề này và tham khảo để lựa chọn cho mình một ngành nghề phù hợp. Chúc các bạn thành công!
